Realizacja projektów dofinansowanych wiąże się z obowiązkiem stosowania przez Beneficjentów wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków, jak również określonych procedur odnoszących się do planowanych zakupów. Proces zakupów rozpoczyna się w momencie ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, po tym etapie możliwe jest określenie właściwej procedury, która będzie miała zastosowanie dla zamówienia.

Na etapie sporządzania wniosku o dofinansowanie dokonywane jest pierwsze szacowanie wartości zamówienia. Jednak ze względu na zmiany, które pojawiają się na rynku, ceny te ulegają przekształceniom, dlatego dąży się do tego by szacunek był jak najbardziej aktualny. W związku z czym przed planowanym wydatkowaniem środków ustala się wartość zamówienia po raz kolejny.

Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Jeśli Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), wartość szacunkową zamówienia ustala się w dla projektu. Nawet jeśli podobne zamówienia realizowane są jednocześnie w kilku projektach finansowanych z funduszy unijnych, czy też innych środków publicznych.

Kolejnym etapem realizacji jest stwierdzenie czy zamówienie ma charakter pojedynczego zamówienia czy kilku. Zatem czym jest jedno zamówienie?

Ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

  1. usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa),
  2. możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
  3. możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

Kryterium tożsamości przedmiotowej powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość.

Zamówienia tożsame przedmiotowo dotyczą tego samego lub podobnego zagadnienia, w tych samych lub zbliżonych warunkach, dla podobnej grupy osób oraz spełniają tę samą funkcję i mają podobne lub identyczne przeznaczenie.

Z tego względu za jedno zamówienie można uznać kompleksową usługę szkoleniową obejmującą usługi trenerskie, wynajem sal i catering, gdy tylko tworzą jedną funkcjonalną całość.

Weryfikując tożsamość przedmiotową można odnieść się do kodów CPV, ale należy pamiętać, że sam fakt oznaczenia tym samym kodem CPV nie przesądza o tym, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

Np. 44100000-1 – Materiały konstrukcyjne i elementy podobne

31710000-6 – Sprzęt elektroniczny

Tożsamość podmiotowarozpatrywana jest pod kątem dostępnych oferentów na rynku.  Analizując rynek potencjalnych wykonawców należy wziąć pod uwagę zarówno podmioty specjalizujące się bezpośrednio w danym przedmiocie zamówienia, jak i różnego typu pośredników. Bowiem na rynku funkcjonuje dużo podmiotów, które samodzielnie nie wytwarzają towarów czy też nie świadczą usług bezpośrednio, ale profesjonalnie zajmują się pośrednictwem, zapewniając dobre ceny i jakość.

Zamówienie spełniające kryterium tożsamości podmiotowej to takie, które bez żadnego trudu może zrealizować pojedynczy wykonawca, a wykonawców takich, którzy mogą zrealizować Twoje zamówienie jest więcej niż jeden.

Np. jeden wykonawca jest w stanie zrealizować dostawę komputerów i drukarek, natomiast jeden wykonawca nie zajmuje się sprzedażą komputerów i mebli w pierwszym wypadku wystąpi tożsamość podmiotowa, a w drugim nie.

Tożsamość czasowaweryfikowana jest przez możliwość udzielenia lub realizacji zamówienia w znanym przedziale czasowym. W praktyce jest to od kilku miesięcy do paru lat, przeważnie rozpatrywaną perspektywą jest po prostu okres realizacji projektu określony we wniosku o dofinansowanie.

Warunkiem takiej kwalifikacji jest realna możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w danym terminie. W przypadku jej braku w ramach tego samego projektu możesz mieć do czynienia z kilkoma samodzielnymi zamówieniami dotyczącymi tego samego funkcjonalnie przedmiotu, których wartość będzie szacowana odrębnie. Innymi słowy, podział zamówienia i odrębne szacowanie wartości dla każdej z części może być uzasadnione przyczynami obiektywnymi, tj. niemożnością oszacowania wszystkich potrzebnych usług, dostaw lub robót budowlanych na etapie uruchamiania pierwszego postępowania w danym zakresie.

 

Literatura:

  1. Fundusze Europejskiej Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta
  2. NCBiR
  3. Portalzp.pl 
  4. Prawo.pl 

Zajrzyj do nas tutaj: